کتاب تسلط بر ارتباطات در محل کار

خلاصه متنی رایگان کتاب تسلط بر ارتباطات در محل کار

ارتباط همون چیزیه که باعث میشه میلیون‌ها موجود روی زمین، به ‌طور تصادفی با هم پیوند بخورن. بیشتر مردم با روش کنونی برقراری ارتباطتشون احساس راحتی می‌کنن و وقتی با فرد دیگری که به روش متفاوتی ارتباط برقرار میکنه مواجه میشن، احساس خوبی ندارن و درنتیجه از اون ها دوری میکنن. یکی از مهم‌ترین مفاهیم برقراری ارتباط اینه که یاد بگیریم همه چیز فقط درباره خودمون نیست. این کتاب به ما یاد میده که چجوری با طیف گسترده و متنوعی از آدما ارتباط برقرار کنیم. خوندن این کتاب رو به همه مدیرا، افراد شاغل و حتی پدر و مادرها و همچنین افرادی که تو برقراری ارتباط با آدمای زندگیشون مشکل دارن، توصیه میکنیم.

تو همه ی محل کارها، افراد مختلفی مشغول به کارن. از امور داخلی گرفته تا نیروی تازه استخدام شده و رییس و مدیرای مجموعه. چیزی که این طیف متنوع از اشخاص رو به هم وصل میکنه، ارتباطه. مهم نیست تو محل کارتون شما چه نقش و وظیفه‌ای داشته باشین، ارتباط موثر با افرادی که تو محل کار دور و بر شما هستن، یه چیز حیاتی و بسیار مهمه.

به عنوان مثال، اهمیت ارتباط با اطرافیان تو محل کار، برای یه مدیر اینجوری تعریف میشه: یه مدیر باید بتونه با افراد تحت مدیریتش که بهش گزارش میدن، ارتباط قوی و موثری شکل بده و در عین حال، باید این ارتباط رو تو چهارچوب مدیر یه مجموعه نگه داره و جایگاه خودش و اطرافیانش رو فراموش نکنه. ولی خب ایجاد یه همچین ارتباط خوبی با اطرافیان، لازمش خیلی بیشتر از تمرین حرف زدن جلوی آینه‌ست.
شما برای رسیدن به یه همچین ویژگی‌ای‌، نباید با خودتون تمرین کنید، چون قرار نیست با خودتون ارتباط برقرار کنید. شما باید یاد بگیرید، چجوری با افراد دیگه که امکان داره اخلاق و شخصیتشون اصلا شبیه شما نباشه، ارتباط بگیرید. در واقع چیزی که اینجا مهمه، مخاطب شماست و شما باید سعی کنید، شیوه ارتباطی و متد رفتاریتون رو با طرف مقابل سازگار کنید. کاری هم که ما قراره الان انجام بدیم، اینه که به کمک این کتاب، توانایی گفته شده رو بهتون آموزش بدیم.
مواردی که میخوایم در موردش بحث کنیم، شامل این سه تاست:
تفاوت بین تفکر جزء به کلی با تفکر کل به جزئی.
روش چهارچوب بندی و مدیریت یه گفت و گوی پیچیده
معنای واقعی ارزش‌دهی به تیم کاری و همکاراتون
===========================
بریم سراغ عنوان اول: اول از همه، میخوایم برای اون دو مدل طرز فکر اسم بزاریم، اشخاصی که از کل به جزء میرسن، اصطلاحا  تفکر استنتاجی دارن و کساییم که از جزء به کل میرسن، از منطق استقرایی استفاده میکنن. این توضیح رو بهتون دادیم، چون قراره تو ادامه از این دو اسم زیاد استفاده کنیم. همونطور که متوجه شدید، آدمایی که این دو مدل طرز فکر رو دارن، شیوه ارتباط برقرار کردنشون، هم با بقیه و هم با همدیگه تفاوت داره، در نتیجه شما برای ایجاد ارتباط موفق با اطرافیانتون، باید خودتون رو با جفتشون سازگار کنید.
اگر هنوز نمیدونید که خودتون طرز فکرتون چجوریه، با یه تست کوچیک میتونید متوجه شید:
فرض کنید همکارتون اومده پیش شما و شروع میکنه از شام دیشبش صحبت میکنه و به شما میگه که همسرش دیشب سر شام، بهش گفته که بهتره بره سراغ ورزش و اونم بعدش رفته یه مرکز خرید و بعد از کلی مشکل تو پیدا کردن جا پارک، چند تا مغازه رو گشته و یه جفت کتونی سفید و زیبا خریده و حالا میخواد این بعدازظهر، بره پارک بدوئه و این کتونیارم افتتاح کنه، در آخر صحبت هم، از شما میپرسه که" به نظرت امروز بعدازظهر ممکنه بارون بیاد؟"
اگه شما چشمتون رو روی تمام اون جزئیات و مسیری که همکارتون طی کرده بود، بستید و صرفا داشتید به سوالی که آخر صحبتش از شما پرسید، فکر می‌کردید؛ شما یه فرد استنتاجی هستید، یعنی رسیدن از کل به جزء. ولی اگه قدم به قدم با همکارتون، طی کردن اون مسیر رو تصور کردید و در نهایت به سوال فکر کردید، شما یه شخص استقرایی هستید، یعنی رسیدن از جزء به کل.
تو مثالی که زدیم، این همکار فرضی شما به شدت یه فرد استقراییه.
اشخاص استقرایی به پس زمینه و آماده سازی جزئیات، قبل از رسیدن به نکته اصلی نیاز دارن. مثلا برای همین همکارتون، خیلی سخته و حس بدی بهش القا میکنه، اگه بدون توضیح دلیل پرسیدن سوالش، همون اول کار ازتون بپرسه، به نظرت امروز بعد از ظهر بارون میاد؟ حالا اگه شخص استقراییِ متوسط و نرمالی باشه، بجای این توضیح طولانی که مثال زدیم، بهتون میگه: من یه جفت کفش جدید خریدم، دوست ندارم خیس و کثیف شه، به نظرت امروز بعد از ظهر بارون میاد؟
حالا تو همین موقعیت، شخص استنتاجی ترجیح میده جزئیات رو بزاره کنار و یه راست بره سراغ اصل مطلب. تو همین مثالمون، اگه یه شخص استنتاجی افراطی داشتیم، ممکن بود همون اول صحبت، یه کلمه و با لحن سوالی بهتون بگه "بارون؟" البته ممکنه تو ذهنش پس زمینه و جزییات حرفشم داشته باشه، ولی این جزئیات رو بعد از سوال مطرح میکنه و بعد سوال، تازه میاد توضیح میده که چرا همچین سوالی پرسیده.
نمیتونیم این وسط بگیم یه کدوم از این طرز فکرا از اون یکی بهتره، اصلا بحث بهتر و بدتر بودن نیست، صرفا این دو مدل تفکر با هم متفاوته و هیچ کدوم نسبت به اون یکی برتری خاصی نداره.
معضل از جایی شروع میشه که آدما تفاوت‌ها و اخلاق و طرز فکر همدیگه رو در نظر نمیگیرن. برای جلوگیری از وقوع این دست از مشکلات، شما علاوه بر شناخت و تسلط به خلق و خو و طرز فکر خودتون، همین کار رو باید برای دور و وریا و همکارای خودتونم انجام بدید. یه مدیر موفق طرز فکر و منطق زندگی تمام افراد زیر دستش و همکاراشو میشناسه و سعی میکنه با هر کدوم از اونا، متناسب با ویژگی‌های اخلاقی اون شخص، ارتباط برقرار کنه. همه این مواردی رو که گفتیم، باید توی سخنرانی یا ارائه هاتونم رعایت کنید. فرض کنید میخواید یه طرح جدید یا یه اطلاعیه رو تو صحبتاتون با کارمندا یا هیئت مدیره مطرح کنید، اینجا در مورد طرز بیانتون تو دو راهی قرار میگیرید، اول صحبت موضوع اصلی رو بگید و بعدش در مورد جزئیاتش صحبت کنید و ابعاد مختلفشو شرح بدید، یا برعکس، اول زمینه‌چینی بکنید و پیش درآمدا رو مطرح کنید و بعد سراغ اصل مطلب برید؟
انتخاب یکی از این دوتا تماما به شخصیت و طرز فکر افرادی که دارن به شما گوش میدن، بستگی داره. با توجه به شناختی که از اون افراد دارید، اگرعمدشون استنتاجی بودن، اول صحبت، کلیت قضیه رو بیان کنید و در ادامه جزئیات رو شرح بدید یا اگر اکثر اون اشخاص تفکر استقرایی داشتن، باید اول یه پس زمینه و مقدمه بهشون بدید و در نهایت به موضوع اصلی برسید.
قطعا این تنها فاکتور اصلی یه سخنرانی یا ارائه خوب نیست، مطمئنا شما باید موقع سخنرانی یا ارائه، با انرژی و سرحال باشید، ارتباط چشمی مناسب باهاشون برقرار کنید و براشون توضیح بدید این وقتی که دارن برای شما میزارن، قراره صرف چی بشه و چرا ارزششو داره که این وقت رو صرف کنن. عموما برای اینکار، اول صحبت یه خلاصه ای از مطلب مورد نظر به مخاطب ارائه میشه، تا متوجه کلیت قضیه بشه. ولی اینکار همیشه ام درست نیست، چون امکان داره مخاطبای شما از دسته استقرایی باشن، یعنی اول باید جزئیات رو بهشون گفت، نه کلیات. اینجاست که فرق بین مدیری که خوب ارتباط برقرار میکنه و مدیری که تو این مورد ضعیفه، مشخص میشه. چون ارتباط یه مقوله شخصی و فردی نیست و تمرکزتون علاوه بر شناخت خودتون، باید روی شناخت اطرافیانتونم باشه.
=============================
موضوع بعدی که باید در نظر بگیرید، ایجاد یه شخصیت و اخلاق متناسب با محل کاره. در واقع، یکی از کلیدی ترین فاکتورا و پیش نیاز ساخت ارتباطات قوی محسوب میشه.
برای جا افتادن این قضیه، یه مثال واستون میزنیم: یه دفتر وکالت که چند تا وکیل به شکل گروهی باهم کار میکنن رو تو ذهنتون تصور کنید، این وکیلا، همشون تو محیط کار کت و شلوار پوشیدن و استایل رسمی دارن، به جز یه نفر که همیشه با شلوار لی و تیشرت میاد سر کار. تو نگاه اول، میشه یه احتمال رو در نظرگرفت که این آدم مدل سر و وضعش، بخاطر خلاقیت و ابتکار بالا و ذهنی بازیه که داره. حالا اگه همین آدم، یه وسیله ای رو پرت کنه یا کلا یه کار غیر معقول و خارج از عرف انجام بده، این احتمالی که گفتیم از بین میره و مدل لباساش، دیگه برا هیچکس منطقی به نظر نمیرسه. در واقع شخصیت و وجهه اون وکیل و به تبعش رفتار بقیه نسبت بهش، تغییر میکنه و همکاراش ازش فاصله میگیرن، که این منجر به آسیب دیدن ارتباطات اون شخص تو محیط کار میشه.
اگر بخوایم خلاصه بگیم، وجهه و شخصیت شما تو محل کار، تصویر و تاثیریه که شما از خودتون به اطرافیانتون نشون میدید، که خوب یا بد بودن این تصویر، میزان اعتبار شما پیش اون آدما رو تعیین میکنه. همونطورم که تو مثال وکیل دیدیم، زیاد یا کم بودن این اعتبار، کاملا بستگی به خود شخص و کارایی که میکنه داره.
حالا به نظرتون، وجهه و شخصیت شما تو محل کار چجوریه؟ حتی اگه ازش آگاهم نباشید، قطعا یه تصویری از خودتون پیش دیگران ساختید، شناخت و تسلط رو این تصویر یه امر ضروریه. انقدر مهمه که حتی شاید لازم باشه از یه شخص مورد اعتمادتون بپرسید که دیگران به چه دیدی به شما نگاه میکنن و حسشون نسبت به شما چیه؟ اما سوال مهم تری که این وسط باید پرسیده بشه، اینه که تصویر و جلوه شخصیتی شما پیش دیگران، باید چجوری باشه؟ چه وجهه ای باید تو محل کار داشته باشید، تا به اهدافتون برسید و تو کارتون موفق باشید؟ اگه تصویر ذهنی ای که ازخودتون برای دیگران ساختید، به اندازه کافی خوب و قوی نباشه، به سختی میتونید ایده‌ها و دستوراتتون رو پیاده کنید و تو انگیزه دادن به کارمنداتون، دچار مشکل میشید.
همون قدر که به تشخیص و تعیین وجهه شخصیتی خودتون تو محل کار اهمیت میدید، باید به شناخت و تحلیل شخصیت دیگران هم اهمیت بدید. برای این مواردی که گفتیم، یه مثال میزنیم واستون که متوجه شید چجوری میتونید ازش استفاده کنید.
از کار کارمنداتون انتقاد کنید و سعی کنید بازخورد کارشونو بگیرید. درسته که انتقاد از افراد، اغلب براشون خوشایند نیست، اما انجام اینکار برای گرفتن نتیجه مناسب لازمه و حتی باعث پیشرفت خود اون شخص هم میشه. به اصطلاح عامیانه اگه بخوایم بگیم، اسم اینکار حساب پس دادن یا گزارش دادنم میتونه باشه. اینکار باید تبدیل به یه عادت تو محل کار بشه و هیچکس نباید باهاش مشکلی داشته باشه، برعکس اگه هدف همه موفقیت و پیشرفت باشه، باید استقبال هم بکنن ازش.
نکته کلیدی ای که در مورد این کار وجود داره، اینه که شما به هیچ وجه نباید از چهارچوب اخلاقی و تصویری که برای افرادتون ساختید، خارج بشید. مثلا اگر شما تو محیط کار، خیلی رسمی باشید و بخواید بعد از گرفتن گزارش از یه نفر، با لحن دوستانه و صمیمی بهش توصیه کنید، قطعا برای اون شخص غیر واقعی به نظر میرسه، چون چیزی که از شما داره میبینه، با تصویری که از شما ساخته و سابقه ذهنی ای که از شما داره، سازگار نیست. تو ذهن اون، شما کسی هستید که داره به اون حقوق میده و از طرفی هم، شما نمیخواید خیلی خشک و رسمی با افرادتون برخورد کنید. راه حلش اینه که از اون چهارچوبی که گفتیم خارج نشید، ولی همیشه احترام طرف مقابل رو حفظ کنید، هم تو رفتار و هم تو صحبت. اگه بتونید این مرز باریک رو حفظ کنید، کارمنداتون با احترام و عاقلانه بهتون جواب میدن و مهم نیست شما انتقادپذیر باشید یا نه، اونا هیچوقت به خودشون اجازه نمیدن از چهارچوب مدیر کارمندی خارج بشن و رفتارشون عوض بشه.
=======================================
میریم سراغ نکته بعدی: روحیه اعضای تیمتون رو با شناخت قلق شخصیتی هر کدومشون، بالا ببرید.
مثلا فرض کنید یه پروژه بهتون داده شده که یکی دو ماه واسش فرصت داشتید، اما بخاطر یه تغییری، الان باید تو دو هفته تموم بشه. توی یه همچین شرایطی، برای بالا بردن روحیه و انرژی دادن به افرادتون چیکار میکنید؟ راه حلی که ما بهتون توصیه میکنیم، اینه که تا جای ممکن به هر فرد، متناسب با روحیات و اخلاقش انگیزه بدید. یعنی هر شخص، یه سری فاکتورای به خصوص خودش برای روحیه گرفتن داره که شما باید به اونا توجه کنید. براتون چندتا مثال میزنیم، تا قلقش رو متوجه شید. برای یکی از کارمنداتون، شاید فقط لازم باشه برید مستقیم بهش بگید "من بهت ایمان دارم مطمئنم از پسش برمیای تو بهترین آدم برای انجام اینکاری" ولی شاید یکی دیگه از کارمنداتون اینجوری نباشه و باید براش یه جایزه و پاداش تعیین کنید تا انگیزه بگیره، یا حتی ممکنه یه کارمند جاه‌طلب داشته باشید که فقط با وعده پست و مقام بهتر، انگیزه و روحیش بالا میره.
به طور کلی آدما با ۳ چیز و برای ۳ چیز، انگیزه پیدا میکنن. یعنی ما سه ابزار داریم که باهاش میتونیم به آدما انگیزه بدیم و آدما هم به سه دلیل و برای سه چیز، انگیزه پیدا میکنن. این به ما یه جدول سه در سه میده که با تسلط بهش، میتونیم به هر مدل آدم، انگیزه ببخشیم.
سه چیزی که باهاش میشه انگیزه داد: احترام، احساسات و منطق هست.
یعنی برای هر آدمی، باید از یکی از این درها وارد بشیم. یه سری آدما بر حسب احترامی که به شما میزارن و ارزش و شخصیتی که براتون قائلن، با حرف شما انگیزه پیدا میکنن، چون نمیخوان پیش شما از ارزششون کم بشه. دسته دوم با تحریک احساسات و هیجاناتشون، روحیه میگیرن و خیلی به این فکر نمیکنن که چرا باید اونکارو بکنن؛ در حالی که دسته آخر، اول باید دلیل و منطق پشت کاری که ازشون میخواید رو متوجه بشن، تا انگیزه بگیرن.
سه موردیم که آدما برای رسیدن بهشون انگیزه پیدا میکنن: موفقیت، شهرت و قدرت هست.
اونایی که دنبال موفقیتن، همین که کارو درست انجام بدن، خودش براشون انگیزست، اما دسته دوم که دنبال شهرته، باید از بیرون هم بهش انگیزه داده بشه و با وعده هایی مثل: اسمتو سر تیتر روزنامه میزنیم، یا یه مراسم تقدیر و تشکر واست برگزار میکنیم، تحریکش کنیم. دسته سوم دنبال قدرتن و با مدیریت و هدایت یه پروژه، میونه خوبی دارن؛ محرک اینجور آدما پست و مقام بالاتره. با توجه به اینکه این فاکتورا خیلی متونع و گسترده‌ن، باید پروسه انگیزه دادنتون، با توجه به افرادتون و ترکیبی از همه این موارد باشه. تصور کنید تو یه پروژه بازاریابی، میخواید یه کالایی رو بفروشید، اگه افراد شما محرکشون موفقیت باشه و شما بیاید برای بهترین فروشنده، یه مبلغی رو به عنوان پاداش تعیین کنید، بهشون برمیخوره و روشون جواب نمیده.
هیچوقت هم کارای سنگین رو به افراد رده پایین مجموعتون ندید. مسئولیت دهی به افراد، باید کاملا متناسب با شخصیت اون فرد و میزان توانایی و مقامی که تو مجموعه داره، باشه. موقع تقسیم کارا، کارو جوری به طرف پیشنهاد بدید که میدونید روش جواب میده و از اون محرکا و فاکتورا که گفتیم، استفاده کنید. کار مهم دیگه‌ای هم که باید انجام بدید، پاداش دادن به کساییه که کارشونو درست انجام میدن؛ اینکار باید متناسب با چیزی که اونارو خوشحال میکنه و بهش نیاز دارن، انجام بشه. شاید برای یه نفر‌، باید یه دسته گل و یه نوشته تشکر بفرستید، ولی یه نفر دیگه با یه سر تکون دادن، به نشونه تشکر هم اوکی بشه.
=============================
در ادامه، میخوایم یه ویژگی کلیدی که یه ارتباط برقرار کننده خوب، باید دارا باشه رو بررسی کنیم و اونم قالب بندی پیام صحبتاست. برای همین، میخوایم بریم سراغ آقای داگ لودویگ ،Doug Ludwig. داگ مدیر یه شرکت نیست، ولی خب خیلی چیزا میشه ازش یاد گرفت. شغل داگ راهنمای قایق‌های گردشگریه، که تو رودخونه ای پرتلاطم و خطرناک در ویرجینیای غربی میچرخن و هر روز حدود ۸ قایق تحت نظارتش، دارن فعالیت میکنن. ارتباط با دیگران برای داگ، حکم مرگ و زندگی افراد رو داره و بسیار مهمه که وقتی داره نکات ایمنی رو برای مسافرا توضیح میده، همه خوب و با دقت به حرفاش گوش بدن. شیوه‌ای که داگ برای این کار حیاتی  در نظر گرفته، قالب‌بندی پیامیه که با حرفاش میخواد به دیگران برسونه. اون سعی میکنه با حرفاش، هیجان همرو برانگیخته و روی اشخاص کنترل پیدا کنه. ولی لا به لای صحبتاش، به خطراتی هم که اینکار داره، اشاره میکنه، اما به سبک خودش. مثلا وقتی میخواد بگه "کلاه ایمنی" به جای این کلمه از "سطل مغز" استفاده میکنه. پیام جانبی این جمله، به اون آدما یادآوری میکنه که چرا باید از کلاه ایمنی استفاده کنن؟
قالب بندی صحبت، نسبتا کار ساده‌ایه و صرفا توانایی استفاده از کلمات مناسب و بکارگیری به موقع از اوناست، اما اثری که همین کار نسبتا ساده میزاره، بسیار زیاد و مفیده.
مورد دیگه ای که تو قالب بندی حرفاتون باید رعایت کنید، انعطاف پذیری حین صحبته. این آقای داگ، وقتی میخواد با یه تیم فوتبال صحبت کنه، یه جور حرف میزنه، ولی وقتی میخواد مثلا با یه گروه مذهبی حرف بزنه، کامل طرز صحبت کردنش عوض میشه. در واقع افراد متفاوت، طرز برخورد و صحبت متفاوت رو میطلبه.
فرض کنید تو محل کار خودتون که مثلا یه مدرسست، میخواید در مورد برگزاری آنلاین کلاسا، با مدیر که یه فرد مسن و باتجربست، صحبت کنید. اگه همون اول بدون مقدمه، بهش بگید کلاس آنلاین بزاریم، حتی اگه اون آدم تفکر استنتاجی داشته باشه، بازم از حرف شما شوکه میشه و بازخورد خوبی از خودش نشون نمیده. به جاش میتونید حرفاتونو قالب بندی کنید. مثلا اولش شروع کنید بگید،: "یه ایده جدید برای کلاسا دارم که خیلی به مجموعه و کیفیت آموزش بچه ها کمک میکنه". موقع مطرح کردن یه چیز جدید، سعی کنید بیشتر روی ویژگی‌های مثبت و اساسی اون ایده، مانور بدید. با اینکار مدیر مدرسه، بیشتر به ایده شما علاقه نشون میده و نسبت به صحبتاتون گارد نمیگیره. چون شما حرفاتونو تو چهارچوب و قالبی گفتید، که براش قابل هضم و درک بوده.
همین قضیه، برای قراراتونم قابل اجراست. انتخاب جمله مناسب برای شروع صحبت تو قرارا، میتونه باعث بشه کل مدت زمانی که اون افراد تو اون جلسه هستن، روی حرفاتون تمرکز داشته باشن و برای شنیدن، از خودشون اشتیاق نشون بدن.  اینکار رو میتونید با مشخص کردن نوع مکالمه‌ای که میخواید داشته باشید، بهبود بدید. معمولا قرارا و مکالمه‌ها، انواع مختلفی دارن، مناظره ای، انگیزشی و ارائه اطلاعات که بر اساس کاری که میخواید بکنید، باید  یکی از اینارو انتخاب کنید و جلسه رو طبق اصولش پیش ببرید.
چهارچوب بندی مناسب، تنها لازمه مدیریت مناسب یه جلسه نیست. علاوه بر این، شما باید کاری کنید که همه فرصت مشارکت تو صحبت رو پیدا کنن. حواستون به این مورد باشه که، بعضی از آدما برونگرا و بعضیا درونگرا هستن. برونگراها همزمان با اینکه دارن اطلاعات و حرفای دیگران رو تجزیه تحلیل میکنن، حرف هم میزنن و اولین چیزی که به ذهنشون برسه رو میگن، این در حالیه که درونگراها، اول میشنون، تجزیه تحلیل میکنن و بعد شروع میکنن به حرف زدن. این قضیه نباید باعث بشه، که شما بزارید افراد برونگرای جمع، به جلسه مسلط بشن و فقط اونا حرف بزنن، باید یه فرصت مجزا هم برای افراد درونگرای جمع، در نظر بگیرید.
========================
موضوع کلیدی بعدی‌ای که میخوایم بهش بپردازیم اینه که کسایی که بهترین ارتباط رو با اطرافیانشون دارن، قطعا مهارت بالایی تو ارزش‌گذاری دارن. مثالش مایک فالن Mike Phalen رییس سابق بخش آندوسکپی شرکت تحقیقاتی بوستون ساینتیفیکه Boston Scientific.
مایک یه بار برای سخنرانی تو یه اجلاس، به اروپا رفته بود، اجلاسی که صدها نفر در اون حضور داشتن. مایک موقع سخنرانی، یکی از مدیرای ارشدی که اونجا بود رو شناخت، که اونو تو اجلاس سه سال پیش دیده بود. صحبتای مایک هم، در مورد مدیرای ارشد و نحوه فعالیتشون بود. کاری که کرد این بود که در آخر صحبتش، همون مدیری که سه سال پیش دیده بود رو به عنوان یه نمونه مدیر موفق، به همه معرفی کرد و اسمشو نام برد. اون مدیر اصلا باورش نمیشد که یه همچین اتفاقی افتاده و با اینکه این یه اجلاس خیلی کوتاه بود، ولی تاثیر زیادی رو اون مدیر جوون و باقی افراد تو اون اجلاس گذاشت.
قطعا پیگیر همه بودن و باخبر بودن از همه، کار سختیه. ولی تاثیری که این کار روی افراد میزاره، واقعا غیرقابل باور و عجیب و غریبه.
شاید براتون سوال پیش بیاد که، چرا افراد به ارزش‌گذاری نیاز دارن؟ جوابش اینه که، همه آدما دوست دارن حس کنن کارشون اهمیت داره و شما برای اون کار، ارزش قائلید. تعریف ارزش‌گذاری یعنی، ما با ارزش قائل شدن برای کار افراد، برای خودشون هم ارزش قائل میشیم.
این مورد برای هر شخص، شکل متفاوتی داره و هر کدوم از اعضای تیم کاری شما، ممکنه با یه روش متفاوت، حس ارزشمند بودن رو از شما بگیره. افرادی که شناخته شدن و شهرت بهشون انگیزه میده، نسبت به کسایی که عطش موفقیت دلیل کار کردنشونه، نیاز بیشتری به حس ارزشمند بودن دارن. اما در کل همه آدما اینو دوست دارن که دیده و شنیده بشن و بهشون توجه و ارزش داده بشه.
خب حالا برسیم به اینکه، چجوری اینکارو باید انجام بدیم؟ ارزش‌گذاری بعضی وقتا، میتونه به سادگی گفتن جمله "کارت عالیه" باشه. به شرطی که با لحن درستش گفته بشه، تا شخص فکر نکنه شما صرفا یه تشویق خشک و خالی کردید. بهتره بعد از گفتن جمله کارت عالیه، یه "چون" اضافه کنید و دلیل اینکه این حس رو دارید رو بیان میکنید، تا شخص حس کنه شما بهش توجه کردید.
یه تکنیک دیگه واسه انجام این کار اینه که، یه خلاصه از صحبتایی که کارمندتون بهتون گفت رو بهش بگید و حین گفتن از زبان بدنم استفاده کنید، مثلا داشتن لبخند یا تایید با دست، میتونه کمک کننده باشه. وقتی این برخورد رو از خودتون نشون بدید، اون کارمند متوجه میشه که شما بهش گوش میدادید و براتون فرد ارزشمندیه. فقط حواستون به این نکته باشه که، ارزش‌گذاری به افراد، به معنی موافق و همسو بودن باهاشون نیست. شما با اینکار صرفا باید حس‌ها و دیدگاه‌های اطرافیانتون رو درک کنید، و اصلا لازم نیست که باهاشون هم‌سو و هم‌فکر بشید. در نهایت همه اینا، بازم برمیگرده به مورد قبلی، یعنی قالب‌بندی حرفاتون. اگرم باهاشون موافق نیستید، یا میخواید مخالفتی بکنید، اینو در قالب جملاتی بگید که همچنان حس ارزشمند بودن رو به فرد مقابل، القا کنه.
ارزش‌گذاری، زمانی بیشتر به درد میخوره که طرف مقابلتون حالت تدافعی به خودش گرفته، این موقعیت تو محل کار ممکنه زیاد واستون پیش بیاد. زمانی که شخص حس کنه داره ازش انتقاد میشه، بخاطر حس ترسی که بهش دست میده، انعطاف شخصیتیشو از دست میده و حالت تدافعی به خودش میگیره. این حالت منجر به این میشه که، دیگه به حرفای شما توجهی نمیکنه. راه حلش اینه که در یه همچین حالتی، خوب حرفای طرف مقابل رو گوش بدید و بهش بگید، "به چه چیزی نیاز داری؟" یا "کمکم کن موضوعی که داری در موردش حرف میزنی رو متوجه شم". بهشون فرصت بدید، تا دید خودشون نسبت به قضایا رو براتون شرح بدن و برای احساساتشون، ارزش قائل بشید. این طرز برخورد و شیوه تفکر، بهتون چهارچوب و دستورالعملی رو میده که شما رو به موفقیت میرسونه و در مواقع سخت و وقوع مشکلات هم، میتونید بهترین راه‌حل رو انتخاب کنید.
================================
ترفند ششمی که برای ارتباط سازی بهش نیاز دارید، بازی با احساس و لحن صداتون هست. با اینکار، شما میتونید منظور واقعی خودتون رو از حرفاتون نشون بدید و تاثیرگذاریش هم بیشتر کنید.
برای رسیدن به این توانایی، یه مثال و تا حدودی تمرین براتون داریم: فرض کنید شما هر روز با تاکسی یه مسیری رو میرید و هر بار موقع پیاده شدن، خیلی نرمال میگید که وایسید یا توقف کنید، حالا یه بار این جمله رو جوری بگید که انگار یه نفر پریده جلو ماشین و زندگیش تو خطره. چه تفاوتی مابین این دوتا حس کردید؟ تو موارد قبلی، ما در مورد چهارچوب بندی و قالب‌سازی حرفامون صحبت کردیم، که موضوع اصلیش، انتخاب درست کلمات بود، ولی چیزی که الان میخوایم بهتون بگیم، از اون هم فراتره و درباره‌ی چجوری بیان کردن این کلمات و لحنمونه.
چجوری به جملاتتون حس و رنگ بدید؟ برای این کار، شما ۴ تا ابزار دارید. سرعت، بلندی، تاکید و لحن صدا. منظور از لحن، انحنا و بالا پایین شدن صداست، که نشون دهنده سوالی یا خبری بودن یه جمله، و یا ناراحت کننده و خوشحال کننده بودنشه و معمولا هم تو آخر جملات استفاده میشه. رمز موفقیت هم ایجاد تنوع با استفاده از هر ۴ تای این ابزاراست.
-اگه دارید نکته مهمی میگید، سرعت حرف زدنتونو کم کنید، و اگه دارید با یه جمع جوون و کم سن و سال حرف میزنید، ببریدش بالا.
-بلندی صدا، باید توجه شنونده هارو جلب کنه. اگه در جمع های بزرگ، موفق شدید توجه افراد رو به خودتون جلب کنید، بهتره آروم صحبت کنید، چون اینجوری تاثیرگذاری حرف رو بیشتر میکنه.
-تاکید رو کلمات و انحنای صداتون، میتونه کاملا معنی و منظور جملتون رو عوض کنه. اگه شما درست کلمات رو ادا نکنید، ممکنه شنونده‌هاتون اصلا متوجه منظور اصلی شما نشن و اگر لحن صداتون تو آخر جمله ها، بالا بره و باعث بشه جمله سوالی به نظر برسه، مردد بودن شما و عدم اطمینانتون رو به مخاطب القا میکنه. استفاده از لحن عمیق و بالا پایین کردنه بجای صدا، تاثیرگذاری حرفاتون رو بالا میبره.
- یه تکنیک دیگه که میتونید ازش استفاده کنید، تاکید رو تلفظ یه سری حروف بی صدا مثل، ب، پ، ت و ک هستش. سعی کنید حرف بی صدای کلمه مهمی که میخواید بگید رو با تاکید و با صدای بلندتر بیان کنید، تا نشون بده شما با همه وجود، به حرفی که میزنید معتقدید. از این حرکت، میتونید تو جلسات و حتی تماسای تلفنی هم استفاده کنید. برای تمرین، میتونید این تکنیک رو روی یه جمله ساده مثل "کارت عالی بود"، پیاده کنید. در این جمله حرف "عین" باید به شکل انفجاری تلفظ بشه. کارت عععاالی بود.
علاوه بر کار کردن روی حس و رنگ صدای خودتون، به صدای دیگران هم توجه کنید. فرض کنید تو یه مصاحبه شغلی هستید و یه نفر برای استخدام اومده پیش شما. قطعا اون شخص استرس زیادی داره و ممکنه رو حرف زدنش تاثیر بزاره، کاری که شما باید بکنید اینه که از طرز صحبت کردنش، متوجه بشید که اون شخص چه میزان توانایی ارتباط برقرار کردن داره و آیا به درد مجموعه شما میخوره یا نه؟.
به طور کلی، زمانی که میخواید یه نفر رو استخدام کنید، اهمیت توانایی ارتباط برقرار کردن رو دست کم نگیرید. یه شخص، ممکنه رزومه قوی‌ای داشته باشه، اما اگه اون شخص طرز فکرش استنتاجی باشه و عمده کارمندای شما استقرایی باشن، نمیتونه گزینه مناسبی برای استخدام باشه.
==================================
و نکته آخری که میخوایم بهتون بگیم، اینه که: به دست آوردن مهارت ارتباط برقرار کردن بسیار سخته، ولی در عین حال، برای محیط کار لازم و اجباریه. مثال واقعیش هم میتونه مدرسه هاروارد باشه. این مدرسه قبلا، یه درس مجزا برای ارتباط برقرار کردن، تو کلاسای MBAش برگزار می‌کرد، اما الان دیگه اون درس رو حذف کرده. ولی این به معنی این نیست که آموزش ارتباط برقرار کردن رو حذف کرده باشن. در واقع خلاف این مورد اتفاق افتاده و آموزش این توانایی رو با تمام کلاساشون ترکیب کردن و به عنوان یه فاکتور، توی نمره دادن لحاظ میشه. طرز حرف زدنشون، گوش دادنشون و میزان مشارکتشون در طول کلاس ها رصد میشه و بهش نمره داده میشه که نشون دهنده میزان اهمیتِ این توانایی تو افراده.
مجموعه شما هم، قطعا یه سری سیاست ها و استراتژی ها در قبال بازاریابی، استعدادیابی و تبلیغات داره، ولی آیا سیاستی در قبال ارتباط برقرار کردن هم داره؟ شاید داشته باشه، شایدم نه. به عقیده این کتاب، هر مجموعه، ارگان و موسسه‌ای، باید توانایی ارتباط برقرار کردن رو بین افراد خودش ترویج بده. بیایم ارتباط برقرار کردن رو مثل مدرسه هاروارد، با بقیه چیزا ترکیب کنیم و از هر فرصتی برای صحبت کردن ازش، استفاده کنیم.
یا مثلا شاید براتون جالبه باشه بدونین توی شرکت بزرگی مثل گوگل، کارمندا میتونن یه سری دوره های رایگان، درباره‌ی ارتباط برقرار کردن، بگذرونن و حتی گروه های مرتبط با این موضوع، تشکیل بدن. صحبتایی که تو این کلاس ها و جلسات گفت‌وگوی آزاد انجام میشد، همگی برپایه آمار و دلیل و مدرک بود، که همین باعث تشویق اون افراد و بالا رفتن اعتماد به نفسشون میشد. چون درسته که آدما دوست دارن تو بحثای آزاد شرکت کنن، ولی اگه حرفاشون براساس یه داده ی مطمئن باشه، که از حرفاشون پشتیبانی کنه، قطعا تاثیر بهتری روشون میزاره. اصلا ایده‌هایی هم که از دل این جلسات بیرون میاد، پشتوانه مطمئن داره و قابل اجراست.
حالا اگر احیانا، خواستید این ایده رو روی مجموعه خودتون پیاده کنید، مطمئن بشید که افرادتون از اهمیت درست ارتباط برقرار کردن، مطلع بشن و خوب درکش کنن.
موضوعاتی که در موردش بحث کردیم در آینده اهمیتشون بیشتر هم میشه، چون داریم به سمتی میریم که ساعت کاری به دو حالت تو دفتر و تو خونه، تقسیم میشه. جلسات کاری آنلاین قطعا توانایی ارتباط برقرار کردن مخصوص به خودش رو میخواد. سعی کنید به اینکه، چجوری تو محل کار ظاهر بشید، کی باید دخالت کنید، کی نباید اینکارو بکنید و تصویر و شخصیتی که از خودتون تو ذهن بقیه به جا میزارید، توجه کنید.
با توجه به اینکه شیوه کاری ممکنه از راه دور باشه، باید به تعاملا و برخوردای کوچیک فکر کنید؛ چیزای ریزی که بتونه نیاز شما از ارتباط برقرار کردن رو تامین کنه.
برای رسیدن به این موارد، میتونید جلسات رو چند دقیقه زودتر شروع کنید، که قبل از گفت‌وگوی اصلی، یه صحبت عادی بین افراد باشه. میتونید از یه گروه هم برای چت کردن با کارمنداتون و ایجاد مکالمه گروهی، استفاده کنید.
فقط هرکاری میکنید، اجازه ندید با عوض شدن طرز کار کردنتون، ارتباط برقرار کردن اهمیتش رو از دست بده. هر مدل کاری باشه، برقراری ارتباط از اهمیت بالایی برخورداره.
برقراری ارتباط یه توانایی حیاتی و بسیار لازم، برای محیط های کاریه و تفاوتی نداره که شما مدیر یا کارمند باشید. یه ارتباط برقرار کننده خوب، شیوه ارتباطیش رو با شخصیت طرف مقابل و اخلاقیاتش تنظیم میکنه، اگر لازم باشه به مخاطب ارزش میده و همینطور حرف هاشو در یه قالب منعطف و چهارچوب مشخص، منتقل میکنه. ترویج فرهنگ برقراری ارتباط، برای تمامی مجموعه‌ها و سیستم ها، مخصوصا اونایی که ساختار بزرگ و گسترده‌ای دارن، الزامیه.