کتاب سامان دادن کارها

خلاصه متنی رایگان کتاب سامان دادن کارها

دیوید آلن کیه؟

دیوید آلن متولد سال ۱۹۴۵ و به عنوان مشاور و ابداع کننده روش مدیریت زمان به نام بهره وری بدون استرس یا جی تی دی  (GTD) شناخته میشه. همچنین آلن موسس و رئیس شرکت دیوید آلن هم هست، کسی که سمینارهای الهام بخشش، فایل های آموزشیش و محصولات اجرایی‌اش در اختیار افراد و سازمان ها قرار می‌گیره و مشاور شرکت های بزرگی مثل  مایکروسافت هم بوده. تجربه‌ی 30 ساله‌ی آلن باعث شد تا مجله‌ی فوربز اون رو جزء پنج مربی اجرایی برتر آمریکا معرفی کنه.

نویسنده توی این کتاب تکنیکی رو میگه به اسم GTD که با استفاده از اون می تونیم اطلاعات مغزمون رو به یک فضای خارجی منتقل کنیم و با این کار ذهن رو آزاد کنیم و یجورایی اجازه بدیم ذهن مون روی کاری که در لحظه داریم انجام میدیم متمرکز باشه و درگیر کارای دیگه نشه.

توی زمان حال بودن بزرگترین لطفیه که ما می تونیم در حق خودمون انجام بدیم.

و با استفاده از تکنیک ثبت اطلاعات ما فضای ذهن رو باز نگه می داریم تا بتونه روی چیزهایی که لازمه متمرکز باشه و بقیه موارد رو توی ذهن خارجی مون که همون تقویم و برگه یادداشت هاس نگه می داریم، و به ذهن مون این فرصت رو میدیم تا خلاق تر باشه و بهتر عمل کنه.

یکی دیگه از مزایای استفاده از این روش اینه که شما می تونید خودتون رو از اضطراب موارد حل نشده رها کنید و در آرامش بیشتری کارهاتون رو انجام بدین.

آلن نگه داشتن همزمان تموم برنامه ها، کارها، قرار ملاقات ها و جلسه ها توی ذهن مون رو به این تشبیه می کنه که شما روی کامپیوترتون همزمان کلی برنامه باز داشته باشین می بینید که بعد از مدتی سیستم شما کند میشه و در نهایت هنگ میکنه! عملکر مغز شما هم تقریبا مثل همون سیستم میمونه.

وقتی کارهاتون جایی ننویسید و فقط توی ذهن تون نگهشون دارید ، هربار که می خواید کاری رو انجام بدین کلی کار باز دارید که همزمان بهش فکر می کنید و تموم این کارها یه گوشه از مغزتون رو اشغال می‌کنه و مثل برنامه های بازی می‌مونه که در نهایت بهره وری شما رو پایین میاره و نمی ‌تونید عملکرد خوبی داشته باشین. به همین خاطرم هست که وقتی حجم کارها زیاد میشه و فرصت مون کمه دچار استرس میشیم و کنترل شرایط واسمون سخت میشه.

نوشتن کارها و منتقل کردنشون به تقویم و برگه یادداشت مثل بستن برنامه های باز بی استفاده روی سیستم میمونه. با ثبت کردن اونها در واقع بخشی از فضای ذهن مون رو آزاد می‌کنیم تا عملکرد بهتری داشته باشیم.

و به خودمون این امکان رو میدیم که به طور کامل با کاری که الان داریم انجامش میدیم درگیر باشیم و موثرعمل کنیم.

استفاده از روشی که بتونیم بهش اعتماد کنیم کار سختیه و اکثر ما  سال هاست که دنبال یک سیستم برنامه ریزی خوب می گردیم که بتونیم بهش اعتماد کنیم و خودمون رو از شر استرس کارها رها کنیم و البته بعضی هامون هنوزم درگیرش هستیم.

 بعد از خوندن این کتاب متوجه میشیم در واقع هیچ سیستمی وجود نداره که بشه بهش اعتماد کرد و کاری که باید انجام بدین اینکه که شما باید یک سری عادت رو توی خودتون به وجود بیارین و به طور مرتب انجامش بدین.

آلن سه تا عادت رو توی کتاب مطرح می کنه و در موردشون توضیح میده و اسم این روش برنامه ریزی رو روش GTD گذاشته

1-عادت ثبت کردن کارها

2-عادت پردازش کردن و بررسی کارها

و 3- عادت مرور کردن 

اولین عادت اینه که ما کارها و برنامه هامون رو ثبت کنیم.

باید حواستون باشه همه ی کارها باید ثبت بشه و چیزی از قلم نیفته.

آلن میگه تقریبا توی هر شرایطی باید کارهاتون رو یادداشت کنید حتی توی حموم زیر دوش

توی مرحله اول همه کارها نوشته میشه از کوچیک ترین کارها تا کارهای بزرگ و با اهمیت. 

مهم نیست کارها به چه ترتیبی نوشته میشن و چجوری ثبت میشن. مهم اینه که با این کار فشار ناشی از نگه داشتن اطلاعات زیاد رو از مغزمون برداریم و خودمون رو از استرس رها کنیم برای اینکه بتونیم فضای خالی ایجاد کنیم و توی زمان حال بهتر عمل کنیم.

اگه تا الان این کار رو‌ انجام داده باشین حتما آرامش بعد از نوشتن رو احساس کردین.

با این کار می تونین احساس رها شدن از فشار نگه داشتن حجم زیادی از اطلاعات رو، تجربه کنین.

نویسنده پیشنهاد میده که ما باید در حد افراطی این کار رو انجام بدیم و همیشه و همه جا هر کار و ایده ای رو ثبت کنیم.

دومین عادت، پردازش و بررسی مواردیه که نوشتیم.

شما می تونید برای خودتون یه ساعت مشخصی توی طول روز داشته ‌باشین تا چیزهای که نوشتین رو سروسامون بدین. یه نگاهی به چیزهایی که نوشتید بندازید و اون ها رو دسته بندی کنید. برای دسته بندی میتونین از خودتون بپرسین که آیا این کار رو باید انجام بدم یا توی لیستی بذارمش که بعدا قرار انجامش بدم.

در جواب به سوال آیا میخوام این کار رو الان انجام بدم؟ به صورت پیش فرض همیشه نه میذاریم و اون رو توی دسته بندی کارهای که بعدا قراره انجام بدیم بگنجونیم و فقط کارهای مهم وضروری رو توی لیست انجام دادن قرار میدیم.

برای جلوگیری از اتلاف وقت می تونیم این دسته بندی رو به صورت هر سه ماه یکبار یا ماهانه بررسی کنیم تا ببینیم تغییری توی اونها ایجاد شده یا نه!

اگر‌ موردی هست که می خوایم انجامش بدیم باید از اون دسته بندی برش داریم و ببریم توی دسته ای بذاریم که قراره به زودی انجام بشه.

می تونیم اسم فایل هامون اینجوری بذاریم:

+ بعدا انجام میدم

+ ممکنه یه روزی انجام بدم

+ باید الان انجام بدم

حواستون باشه کارها باید درست دسته بندی بشن. نویسنده توی کتاب میگه که اگر نتیجه کاری که قراره انجام بدیم رو مشخص نکرده باشیم ممکنه هنوز توی ذهن مون مواردی باشه که فضای ذهن‌ مون رو اشغال کنه و بهره وری مارو پایین بیاره. پس هر چی بیشتر کارهاتون رو توی دسته بندی های ریزتر و‌جزئی تر قرار بدین، می تونین عملکرد مغزتون ‌رو‌ بالا ببرین.

می تونید برای هر مورد یه یادداشت کوچیک هم بذارید: مثلا بعد از تموم شدن جلسه می تونید یادداشت کنید که چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی باید بعدا انجام بشه و چه افرادی مسئول انجام دادن اون کارها هستن.

با انجام دادن این‌ کارها شما متوجه میشید که این مورد که قبلا ثبت شده نیاز به پیگیری های بیشتری داره یا اینکه  می تونپد به عنوان کاری که تموم شده از لیست برنامه ها پاکش کنید.

اگه بخوایم ساده تر بگیم: برای مغز شما همین کافی نیست که اون کار نوشته بشه، باید کامل بنویسید.

بنویسید  که نتیجه اون کار چی شد و نتیجه برای ذهن تون روشن باشه تا بتونه فضای بیشتری از ذهن باز بشه.

به عنوان مثال شما می خواید میز کارتون رو تعمیر کنید شما می تونید توی لیست کارها، تعمیر میز رو‌ بنویسید 

اما برای این کار نیاز به خرید یک سری وسایل دارین که شما باید قبل از تعمیر میز اونها رو بنویسید و انجامش بدین.

اینطوری مغز ما مدام مجبور نیست بهمون یاداوری کنه که برای تعمیر میز نیاز به خرید چه وسایلی داریم!

شما در واقع هر روز با نگاه کردن به لیست کارهاتون اونا رو بروزرسانی می کنید و مواردی که انجام شده رو از توی لیست حذف می کنید و اونایی که انجام نشده رو مشخص می کنید که چرا انجام نشده و اگر نیاز به بررسی بیشتری داره باید واسشون وقت بذارید و دلیلش رو مشخص کنید یا یک‌ تایمی توی هفته رو در نظر بگیرید برای رسیدگی به کارهای عقب افتاده تون.

همچنین برای برنامه ریزی بهتر شما می تونید یک لیستی از موارد قابل پیگیری درست کنید تا کارهایی که باید پیگیری بشه رو توی اون فایل قرار بدین و خیالتون راحت باشه چیزی رو فراموش نمی کنید. همه ی کارهای که انجام میدیم برای کم کردن فشار ناشی از کار و رسیدن به آرامش فکریه

پیشنهاد بعدی اینه که اگه لیست کارهایی که قرار توی بازه زمانی نزدیک انجام بدین زیاد شده بهتره اون ها رو طبق این روش دسته بندی کنین:

+مواردی که مربوط به کارهای خونه اس

+مواردی که مریوط به محل کار

+مواردی که باید خرید انجام بدیم و ....

اسم دسته بندی ها مهم نیست میتونید هر اسمی که واستون راحتتره بذارین مهم اینه توی تایم کمتری انجام بشن.

هدف این کار اینه که شما بهتر بتونید روی لیست برنامه ها و کارها کنترل داشته باشین و توی بازه زمانی کمتری اون هارو انجام بدین.

سومین عادتی که باید انجام بدیم مرور کردن کارهاست.

این مرور کردن می تونه به صورت هفتگی مثلا روزهای جمعه باشه . شما می تونید یک بازه یک ساعته رو در نظر بگیرین و کل فایل های هفته رو مرور کنین.

با این کار یجورایی شما مطمئن میشید که همه چیز خوب پیش میره و باگی توی برنامه هاتون و ثبت شون وجود نداره.

شما توی اون‌ روز می تونید کارهایی که قراره توی هفته آینده انجام بدین رو هم بررسی و یادداشت کنید. همینطور هدف‌‌هاتون رو مرور کنید و ‌از خودتون بپرسین توی سال آینده دوست دارید به کجا برسین و براش چه کارهایی باید انجام بدین؟ بعد نوبت به این میرسه که شما اون‌ها رو توی بازه های کوتاه مدت و بلند مدت دسته بندی کنید. و بعد از الویت بندی توی فایل های مربوط به خودشون بذارید.

در آخر موارد قدیمی رو‌ پاک کنید، کارهای جدید رو یادداشت کنید و الویت هاتون رو مشخص کنید.

سعی کنید این مرور هفتگی همیشه توی یه زمان و مکان مشخص باشه و بعد از تموم شدنش خودتون رو به یه غذای خوشمزه یا شکلات یا چیزی که دوست دارین مهمون کنین.

این کار می تونه به شما انگیزه لازم برای انجام دادن این کار رو توی هفته های بعد بده.

چون برای رسیدن به آرامش ذهنی شما نیاز دارین این سه تا عادت رو به صورت مداوم انجام بدین و تکرار کنین.

سعی کردیم توی این خلاصه پادکست مطالب رو به صورت ساده و کاربردی مطرح کنیم تا بهتر بتونید از این روش بهره ببرین. یادتون باشه ذهن شما توانایی های زیادی داره که فقط باید بدونید چطور ازش استفاده کنید و استفاده از روش های قدیمی و ناکارامد رو کنار بذارین و با استفاد از این روش برنامه ریزی آرامش رو به خودتون هدیه بدین.