کتاب مدیر یک دقیقه‌ای

خلاصه متنی رایگان کتاب مدیر یک دقیقه‌ای

شنیدم که ترفیع گرفتی و مدیر شدی! تبریک می‌گم!

بعد از اینکه مسئولیت‌ها و کارای لازم رو به ادم‌هایی که مدیریتشون رو به عهده داری تحویل دادی، بعدش چیکار می‌کنی؟ ممکنه بخوای که تک تک کارا و رفتارای اونارو مدیریت کنی تا خیالت راحت بشه که کار داره درست انجام می‌شه ولی احتمالا با این رویه اونا از تو متنفر خواهند شد. ممکنم هست که کاملا خودت رو عقب بکشی و اجازه بدی اونا با حداقل دخالت تو و جوری که خودشون دوست دارن کار کنن، اما در این صورت هم نباید از اینکه برگردی و ببینی هیچی اونطوری که تو می‌خواستی انجام نشده جا بخوری.

اگه دنبال بالاترین کیفیت کار بین گزارش‌هایی که دستت می‌رسه هستی بدون اینکه بخوای تا جزئی‌ترین کارای اونا رو مدیریت کنی، یه پیشنهاد کاربردی فهم چیزی هست که کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون بهش می‌گن:

سه راز  مدیر یک دقیقه‌ای!

فهمیدن و به کار بردن این سه عادت راحت نه تنها خیالت رو از بابت نتیجه کار راحت می‌کنه بلکه بهت اطمینان می‌ده که تیم تو، از کار کردن با تو لذت ببرند، پس بریم سراغشون:

راز شماره یک: هدف‌های یک دقیقه‌ای

اگه برای افراد مجموعه خودت هدف‌های مشخصی که بتونن به سمتش حرکت کنن تعریف نکنی مثل این می مونه که چشم‌های اونا رو ببندی و ازشون بخوای با تیرکمون هدفی رو که نمی‌تونن ببین بزنن. 

یه مدیر خوب، پارچه رو از روی چشم اونا بر می‌داره و هدف رو بهشون نشون می‌ده اما یه مدیر عالی بعد از اینکه پارچه رو برداشت اجازه می‌ده تا افراد مجموعه‌ش نشونه گیری کنن، بعد سعی می‌کنه فاصله اونا تا هدف رو تنظیم کنه، جوری که انگار یه بازی چالش برانگیز و لذت بخش در حال انجام باشه. به عبارت دیگه مدیران عالی به افراد مجموعه شون نمی‌گن که یه هدف باید چی باشه بلکه به اونا کمک می‌کنن تا هدف‌های خودشون رو مشخص کنن و تو این مسیر از فرایند تنظیم هدف یک دقیقه‌ای کمک می‌گیرن.

یه جلسه هفتگی تنظیم هدف یک دقیقه‌ای برای مثال اینجوریه:

 اول از همه اینو در نظر داشته باش که توی شروع کار ممکنه فرایند بیشتر از یک دقیقه طول بکشه ولی به مرور که مجموعه به این کار عادت کنن خودشون جلو جلو کار رو پیش می برن و جلسه های بعدی همون یک دقیقه طول خواهد کشید. خیله خب، با پرسیدن این سوال شروع کنید:

دوست دارید توی این  هفته چه کاری رو به سرانجام برسونید؟ 

ممکنه افراد مجموعه شروع کنن به گفتن چیزهای مختلف پس معذب نباش از اینکه بخوای کششی به بدنت بدی تا حرفاشون تموم شه ولی بعد باید از اونا بپرسی که از بین چیزایی که گفتن کدوم می‌تونه بیشترین تاثیر رو داشته باشه. بهشون قانون ۲۰ ۸۰ رو یاداوری کن که می‌گه از بین پنج هدف شما انجام شدن کامل یه هدف کمک به مراتب بیشتری به تیم می‌کنه تا ترکیب ناقصی از همه اونا. وقتی که دارن با صدای بلند فک می‌کنن و مهم‌ترین هدفشون رو انتخاب می‌کنن ازشون بپرس:

 ایا می‌تونید به طور واضح توضیح بدین که قراره چه چیزی رو کامل کنید؟

ازشون بخواه که اون هدف رو با جزئی‌ترین حالت ممکن توضیح بدن و بعد بگو، 

حالا که مهمترین هدف‌تون رو مشخص کردین، روی کاغذ مراحلی که برای به سرانجام رسوندن کار در نظر گرفتین رو بنویسین. جوری که بیشتر از یه صفحه نشه. بعد لطفا اون رو برای من هم ایمیل کنید تا بتونم بررسی و تاییدش کنم.

با خواستن این کار، یعنی نوشتن و ارسال هدف‌ها برای تو، در واقع به اونا کمک می‌کنی که هدف‌هاشون رو برای خودشون واضح‌تر کنن

و مطمئن می‌شی که هم تو و هم اونا روی چیزهای مشخصی تمرکز دارین و از این موقعیت بد توی کار که هر دوتا تصور کنید حرف هم رو فهمیدین ولی وقتی کار تموم شد می‌بینید اصل نتیجه چیزی که فک ميکردین نشده جلوگیری کنید. بعد از اینکه یه نفر پلن خودش رو برای تو ایمیل کرد بهش بگو که حالا اونا رو پرینت کن و جلو چشم نگه دار و تو اخر هر روز از خودت بپرس:

ایا کارهایی که من امروز انجام دادم منو به تکمیل هدفم نزدیک کرد یا نه؟ توی این مرحله ذهن اون فرد براش یه بازی می‌سازه که اون رو درگیر و حواسش رو جمع می‌کنه که یه هدف مشخص و یه زمان محدود داره و باید تا اخر هفته به هدفش برسه. این بازی کمک می‌کنه که کار لذت بخش تر بشه اما به شرطی که اون ادم توانایی انجام بازی رو داشته باشه.

اگه اون عضو مجموعه مهارت کافی برای انجام کار رو نداشته باشه، هر چقدر هم که هدف براش واضح باشه اون نمی‌تونه لذت ببره و درگیر کار بشه. اینجاست که راز دوم مدیر یک دقیقه‌ای مطرح می‌شه! 

راز دوم: تشویق یک دقیقه‌ای

تصور کن یکی از افراد مجموعه ت برای انجام کارش نیاز به استفاده از یه نرم افزار جدید داره. تو بهش یه دوره اموزش ویدیویی می‌دی و بهش می‌گی که اگه سوالی داشت بیاد پیش تو. اون به تو مراجعه نمی‌کنه و خب تو هم فک می‌کنی که داره سریع و راحت اون رو یادمی‌گیره. ولی بعدا می‌فهمی که برعکس اون کاملا سرخورده و بیخیال شده بود چون دلش نمی‌خواست که با سوالای احمقانه پیش تو بیاد. خب، این کاری بود که در اصل تو باید انجام می‌دادی:

از اون فرد بخواه که با تو صفحه سیستمش رو share screen کنه بعد نگاه کن که چطور با نرم افزار جدید کار می‌کنه. اگه دیدی استرس داره بهش بگو 

نگران نباش، فقط می‌خوام اگه جایی مشکل داشتی کمکت کنم 

زمانی که دیدی تونست کاری رو درست توی نرم افزار انجام بده، واکنش نشون بده و تشویقش کن، مثلا بگو

آفرین خیلی خوبه! 

یا مثلا

ببین تو این کار رو یاد گرفتی این بهت کمک می‌کنه که این کار رو هم بکنی یا مثلا با استفاده از این می‌تونی اون کار رو هم انجام بدی

بعد کمی مکث کن و به اون اجازه بده که کمی احساس غرور کنه. بعد دوباره تشویقش کن که به یادگیری ادامه بده و کارهای دیگه رو هم یاد بگیره. توی این مرحله تو تونستی تشویق یک دقیقه‌ای رو انجام بدی. 

اول تو مشخص کردی که چه کار درستی رو انجام داده و چرا اون کار مهمه، دوم اینکه تو مکث کردی تا بهش اجازه بدی که احساس خوبی داشته باشه

 همونطور که توی کتاب عادت‌ها کوچولو نوشته بی جی فاگ توضیح داده شده، اینکه به یه نفر اجازه بدی تا حس غرور سرتاسر بدنش رو بشوره یعنی که یه عادت و رفتار جدید به سرعت درون اون ادم شکل خواهد گرفت و سوم، تشویقش کردی تا به یادگیری ادامه بده. یادت باشه این تشویق‌های یک دقیقه‌ای باید تو فازهای اولیه یادگیری و به صورت ممتد اتفاق بیوفته تا به موفقیت بیانجامه.

تشویق کردن یه بچه به راه رفتن رو توی ذهنت بیار، اول از همه تو تشویقش می‌کنی تا روی پاهاش واسته و بعد سعی کنه دست و پا شکسته قدم اول رو برداره، حتی اگه بعدش زمین بخوره، تو دست از تشویق برنمی‌داری تا جایی که اون بچه بتونه دور تا دور خونه رو مثل یوسن بولت راه بره. تشویق کردن در مراحل ابتدایی و ادامه دادن اون به صورت ممتد بهترین شیوه برای شتاب دادن به یادگیری و سریع ترین راه برای افزایش اعتماد به نفس توی ادم‌هاست. 

توی شروع هر کار جدیدی اشکالی نداره که خیلی جدی به کار کارمندت نظارت کنی منتهی به شرطی که قصد تو دادن تشویق یک دقیقه‌ای بهش باشه. بعد باید کم کم خودت رو عقب بکشی و از افرادت بخوای که هر زمان چیزی رو یادمی‌گیرن خودشون، خودشون رو تشویق کنن.

اما وقتی که متوجه بشی یکی از افرادت هم هدف مشخص رو می‌دونه هم توانایی کافی برای انجام کار رو داره اما تنبلی می‌کنه و کار رو عقب می‌ندازه نوبت بازدستورالعمل دادن یک دقیقه‌ایه.

راز سوم مدیر یک دقیقه‌ای: بازدستورالعمل دادن یک دقیقه‌ای

نویسنده کتاب از یه مثال ورزشی‌ برای توضیح بازدستورالعمل دادن یک دقیقه‌ای استفاده کرده:

بازی قهرمانیه و یه ستاره بسکتبال توی زمین داره افتضاح بازی می‌کنه. تا  وقتی هم که اون به خودش نیاد باخت تیمش قطعیه. پس مربی اون رو بیرون می‌کشه و سعی می‌کنه بهش توضیح بده که اشتباهش توی زمین چیه:

تو داری پرتاب های خیلی ساده  رو از دست می‌دی! ریباند نمی‌کنی و توی دفاع درست وای نمی‌ستی! من عصبانیم چون انگار تو حتی تلاشم نمی‌کنی!

بعد مربی برای مدت زیادی مکث می‌کنه و می‌گه:

تو خیلی بهتر از اینی، پس بهتره روی نیمکت بشینی تا به خودت بیای و مثل خودت بازی کنی!

بعد از مدت زمانیکه که انگار برای اون بازیکن یه عمر بوده، از روی نیکت بلند می‌شه، سمت مربی میره و می‌گه:

من اماده که برم توی زمین مربی! 

و مربی بهش می‌گه:

خیله خب پس برو توی زمین و بهم نشون بده که چه کارایی بلدی انجام بدی! 

اون بازیکن بر می‌گرده توی زمین و میشه همون بازیکن قبلی! ریباند می‌کنه، توپ ها رو مالک میشه و مثل قبل شوت می‌زنه و موجب می‌شه که تیمش هم بهتر کار کنه و برنده بشه. توی این داستان کوتاه مربی برای بازیکن از یه بازدستورالعمل یک دقیقه‌ای کمک می‌گیره.

چطوری؟ اول از همه بهش گفت که دقیقا داره چه کار اشتباهی رو انجام میده. بعد به اون گفت که چه احساسی داره و چقد نا امید شده یعنی اجازه داد که این حس بد به اون منتقل بشه اما بعدش به اون بازیکن یاداوری کرد که چه توانایی‌هایی داره و چقدر از اینی که الان هست بهتره، این بازدستورالعمل دادن یک دقیقه‌ای به نظر ساده میاد اما اکثر مدیرا از انجام دادن درست اون عاجزن. 

اکثر مدیرا موفق نمی‌شن که اشتباهات رو سریع پیدا کنن و متوجه بشن که یه نفر دقیقا چه کاری رو داره اشتباه انجام میده

توی خیلی مجموعه‌ها حتی مدیرا صب می‌کنن تا گزارش‌های سالانه به دستشون برسه و تازه اونا رو بررسی کنن متوجه بشن یه نفر داره اشتباه می‌کنه و علت و ریشه مشکل کجاست. خیلی از مدیرا هم موقع دادن فیدبک انتقادی از توجه به مسائل شخصی غافل می‌شن.

اگه یادتون بره به یه نفری یاداوری کنید که از اشتباهاتی که کرده بهتره اون ادم رو با حس اینکه بی ارزشه و انگیزه‌ای نداره به حال خودش رها کردید، به عنوان یه مدیر شما همیشه باید راهی پیدا کنید که بتونید بگید: 

تو اشتباه کردی ولی خود تو اشتباه نیستی

یا

تو کاری بدی کردی ولی خودت خیلی بهتر از اون اشتباهی

در پایان در نظر داشته باش که موفقیت تو به عنوان یه مدیر می تونه توی سه تا عادت ساده خلاصه بشه که به سه راز  مدیر یک دقیقه‌ای معروفن. اول از همه هدف‌ها رو مشخص کن، برای اینکار از جلسه ‌های هفتگی تنظیم هدف یک دقیقه‌ای کمک بگیر.

دوم، افراد مجموعه‌ت رو از همون اول و  به طور ممتد توی فرایند یادگیری تشویق کن، برای اینکار هم از تشویق یک دقیقه‌ای کمک بگیر و سوم، از فیدبک‌های سریع و درداور استفاده کن ولی یادت نره که بلافاصله به افرادت یاداوری کنی که به اونا ایمان داری، اینجا هم می‌تونی از بازدستورالعمل دادن یک دقیقه‌ای کمک بگیری. 

اگه به طور دايم این سه عادت رو مورد استفاده قرار بدی افراد مجموعه ت یاد می‌گیرن که هدف‌هاشون رو مشخص کنن، خودشون رو بابت پیشرفت کردن تشویق کنن و ایرادتشون رو درحالیکه اعتماد به نفسشون رو حفظ می‌کنن برطرف کنن. کار تو این نیست که افراد مجموعه ت رو مدیریت کنی، بلکه اینه که اونا رو به سمتی ببری که خودشون خودشون رو مدیریت کنن، همونطر که کتاب مدیر یک دقیقه‌ای می‌گه:

هیچ انسانی برای انسان دیگه کار نمی‌کنه، درست نگاه کن، ادما دوست دارن که برای خودشون کار کنن

این خلاصه چیزی هست که کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون توی کتاب مدیر یک دقیقه‌ای سعی کردن به ما منتقل کنن.